Pas op! Duffe vergaderopstelling
 

Wil je zien wat me bezighoudt?

Blogitems uit 2013

Regelmatig schrijf ik in blogvorm over zaken die me raken of aan het denken zetten: ervaringen in mijn werk, ontmoetingen, inspirerende boeken, films of thema’s. Je vindt ze hier.

04 okt
2013

Pas op! Duffe vergaderopstelling

Een experiment:  je laat een van de beste violisten ter wereld een aantal van de mooiste stukken spelen die ooit zijn gecomponeerd. Optredens van de violist kosten in een Concertgebouw zeker 100 dollar. Nu laat je hem zijn uitvoering echter doen tijdens de spits in een druk metrostation. Wat zal er gebeuren?

U raadt al wat er gebeurde. Het experiment werd uitgevoerd door de Washington Post en de topviolist was Joshua Bell, die enkele dagen tevoren nog triomfen had gevierd in het Concertgebouw. Maar in de metro was er een zeer magere respons op zijn optreden. Geen mensenmenigte die samendromde, maar pas na 6 minuten spelen was er een eerste voorbijganger die opkeek.  Uiteindelijk passeerden ruim 1000 mensen op weg naar het werk in de 43 minuten dat Bell speelde. Zeven van die voorbijgangers stopten om wat langer te luisteren, 27 gaven geld. De 32 dollar die Bell ophaalde was zo bezien nog zo gek niet (Bell grapte dat hij er een heel aardig dagloon uit kon halen, zonder dat hij een agent hoefde te betalen).




 

It's the context, stupid!
Wat is nu de reden voor het gebrek aan aandacht? De krachtigste verklaring is dat de context allesbepalend is of iets wordt waargenomen of niet. Een musicus in een metrostation is een straatmuzikant: leuk om te horen, maar als je haast hebt niet de moeite waard om voor stil te staan en geld aan te geven. De context stuurt onze gedachte, die onze waarneming kleurt en daarna ons gedrag bepaalt. Dit alles gaat grotendeels automatisch en onbewust.

Nog een experiment. Je brengt een groep getalenteerde leidinggevenden samen in een zaal. Je legt hen uit: veranderprocessen zijn vaak spannend en als het spannend wordt is onze reflex om defensief te worden. We luisteren minder goed, wijzen gemakkelijk naar de ander en gaan gedrag vertonen wat de ander bevestigt in zijn vooroordeel over ons, wat bij hem weer gedrag oproept dat ons bevestigt in ons vooroordeel en zo verder. Iedereen knikt welwillend. Daarna geef je de groep een opdracht: jullie gaan zo dadelijk een belangrijke vergadering voeren over een veranderproces in jullie organisatie. Er moet meer innovatie komen en ondernemerschap. Iedereen krijgt een rol, bereidt zich voor en neemt dan zijn plek in. Men zit achter tafels in een grote carré. De directie, links daarvan P&O en de OR, rechts het middle management, er tegenover de medewerkers. Wat zal er gebeuren?

Opnieuw: u raadt al wat er gebeurde. Binnen korte tijd stond de vergadering in brand. Medewerkers wezen naar de directie, de directie probeerde rustig te blijven, maar raakte snel in het defensief, het middle management probeerde een brug te vormen, maar kreeg geen poot aan de grond, de OR klaagde over de onduidelijke status van het overleg. Er werd, kortom, heel slecht geluisterd en gewezen naar elkaar. Terwijl net was doorgenomen hoe gemakkelijk wij in deze valkuilen vallen.

Voor dit alles bestaat een meerledige verklaring, waarvan een niet onaanzienlijk gedeelte is dat ook hier de context een rol speelt bij hoe het gesprek verloopt. Die werd in het voorbeeld in belangrijke mate gevormd door een robuuste, klassieke vergaderopstelling. Mensen die achter tafels zitten met hun funktie op een naambordje. Directie frontaal gepositioneerd richting medewerkers. Die context triggert klassiek vergadergedrag: je vastbijten in je opgave, je rol en positie. En dat bevordert, op zijn zachtst gezegd, niet een soepel verloop der dingen.

We overleggen wat af, iedere dag weer. Voor sommige leidinggevenden die ik spreek bestaan hele werkdagen uit een aaneenschakeling van vergaderingen. Het valt me op dat aan de vergaderopstelling vaak maar bitter weinig aandacht wordt besteed. De implicaties hiervan kunnen wel eens veel groter zijn dan we geneigd zijn te denken. De context stuurt ons namelijk in veel sterkere mate dan we vermoeden. Duffe, starre, kille vergadertafels werken zo maar duf, star en kil vergadergedrag in de hand. Denk hier alstublieft nog eens aan wanneer u weer een zouteloos zaaltje met dito vergaderopstelling betreedt. 

 

Lees hier meer over het experiment dat de Washington Post deed: http://www.washingtonpost.com/wp-dyn/content/article/2007/04/04/AR2007040401721.html

 

Joris Brenninkmeijer is coach en adviseur. Hij zet zich in voor levendige en bezielde veranderprocessen in organisaties.